Organiseren in coronatijd

Als corona voet aan land zet in Europa is Karel van Hengel directeur van de Dienst Gezondheid & Jeugd waar de GGD onder valt. Hij heeft zijn vertrek echter al aangekondigd. Op dat moment kan ook nog niemand weten, zowel binnen als buiten de GGD, wat er op hen af zal komen en de organisatie weet dan nog niet hoe groot de opdracht zal zijn die vanuit het ministerie gesteld gaat worden onze regionale GGD Zuid-Holland Zuid. Na de eerste golf is het ook weer relatief rustig en pakken mensen hun leven weer een beetje op. Gaan op vakantie en corona verdwijnt voor heel even een beetje naar de achtergrond.
Kijk de video van Karel voor zijn verhaal.

Dat is van korte duur want in het najaar van 2020 komt de tweede golf. Cees Vermeer volgt in september 2020 Karel van Hengel op. Op het moment dat de tweede golf uitbreekt en de statistieken de lucht in schieten. Kijk hier naar Cees Vermeer zijn verhaal.

In september 2020 wordt de Covid-19 uitvoeringsoperatie opgericht om de opdracht van het ministerie van VWS mogelijk te maken. Tijdens de eerste golf worden veel medewerkers van de DG&J (Dienst Gezondheid en Jeugd) ingezet als de uitbraak van de pandemie ook in Nederland begint. Het team infectieziekten dat ingericht is om infectieziekten te bestrijden is veel te klein om deze aantallen aan te kunnen. Dat wordt in eerste instantie opgelost door medewerkers in te zetten die door de lockdown of de pandemie hun reguliere taken niet uit kunnen voeren. Of ze worden van hun reguliere werkzaamheden afgehaald om te ondersteunen in de crisis.

Dat geldt ook voor Erika, programmamanager bij de DG&J.
“Ik woon in Brabant en die provincie moest als eerste thuis blijven werken. Ik zat dus thuis, maar wilde eigenlijk gaan helpen want er waren mensen nodig op kantoor. Na een belletje met de manager waarin ik aangaf dat ik geen klachten had, kon ik meteen aan de slag. Op 16 maart, de eerste dag dat je 100 moest rijden, ik weet het nog goed, reed ik op een verlaten snelweg naar de GGD. Dat was het begin van drie maanden non-stop werken voor de Covid-19 uitvoeringsorganisatie. Mijn kinderen en man waren thuis tijdens de lockdown en ik maakte lange dagen buiten de deur. Dat was een unieke situatie waardoor ik me ook weleens de vrouw voelde die op zondag het vlees kwam snijden."
Lees hier het hele interview van Erika.

Na de eerste golf wordt duidelijk dat dit niet werkbaar blijft en dat er te veel reguliere werkzaamheden blijven liggen. Er wordt besloten een aparte Covid-19 uitvoeringsorganisatie in het leven te roepen zodat de medewerkers terug kunnen naar hun eigen functie. Aan het hoofd van de organisatie komt een manager/kwartiermaker te staan die de organisatie uitbouwt. In het begin groeit de organisatie gestaag en ligt de focus op testen. De teststraten en het aantal testen dat wordt afgenomen per dag groeit van enkele thuistesten bij de start tot ruim 3.000 op het hoogtepunt.

Debby is vanaf het begin betrokken bij de opbouw van de Covid-19 uitvoeringsorganisatie. Ze heeft haar reguliere werkzaamheden zelfs voor een deel moeten stilleggen.

"Al snel werd duidelijk dat Covid niet zomaar een 'griepje' was en men niet kon inschatten hoe lang de pandemie zou duren. Om de vraag van de medewerkers uit te kunnen voeren ben ik een dag extra in de week gaan werken. Een tijd lang waren het behoorlijk intensieve werkdagen en de werkdruk lag soms best hoog. Sommige werkzaamheden van het reguliere werk kwamen op een lager pitje te staan en werden soms zelfs uitgesteld."

Lees hier het hele interview van Debby.

Ook Arjan is er vanaf het begin bij geweest. Hij is ICT'er bij de DG&J en heeft er onder andere voor gezorgd dat de medewerkers werkende laptops en printers hadden om mee te werken. Dit is niet altijd makkelijk geweest om voor elkaar te krijgen omdat er schaarste was op deze producten.

"Een van de grootste uitdagingen was om genoeg laptops en printers te krijgen. Ik geloof dat we rond de 200 laptops nodig hadden. De inwoners die langskwamen op de testlocaties kregen allemaal een geprint bewijs mee dus het was echt essentieel om printers te hebben op de locaties. Het leek toen alsof iedereen in Nederland printers en laptops nodig hadden. Iedereen over de hele wereld zelfs. Of zo leek het dan. Uiteindelijk hebben we een groot aantal printers kunnen leasen."

Lees het hele interview met Arjan hier.

De GHORZHZ heeft zicht op het totale werkveld van de geneeskundige hulpverlening en is onmisbaar tijdens een crisis als deze dankzij hun kennis van crisismanagement. Er wordt intensief samengewerkt tussen de GGD ZHZ en GHOR ZHZ. Extra overlegstructuren worden opgetuigd om nog kortere lijnen mogelijk te maken en elkaar te informeren. De GHOR ZHZ biedt niet alleen de GGD ZHZ ondersteuning maar is er o.a. ook voor de ziekenhuizen, verpleeg- en verzorgingstehuizen en ....? in deze

Madieke is beleidsadviseur bij de GHORZHZ en betrokken tijdens de crisis. Kijk haar video en lees ook haar blog over de bundeling van krachten.

Voor de artsen van het team infectieziekte bestrijding(IZB) is de uitbraak van corona enerzijds beroepsmatig een tijd waarin ze al hun kennis in kunnen zetten en uitbreiden, anderzijds zijn de aantallen zo groot dat het niet beheersbaar is en ze ook niet genoeg artsen en ondersteuning in hun team hebben om de pandemie effectief te lijf te gaan. Daarom wordt er zo snel mogelijk uitgebreid. Kijk het filmpje van Ellen over deze tijd.

Bij het thema onderzoeken, vastleggen en systemen lees je hoe de GGD is ingericht om infectieziekten te volgen en de bron hiervan te herleiden. Kijk daar ook de video van arts Raissa.

Om de groeiende groep medewerkers die het team IZB ondersteunen heeft de organisatie ook extra planners en HRM medewerkers nodig. Recruiters hebben een dagtaak aan alle sollicitatiegesprekken die de artsen en andere leidinggevenden op enig moment niet langer zelf kunnen doen. Het team planners krijgt een steeds grotere groep medewerkers die ingepland moeten worden op teststraten, vaccinatielocaties, administratie, bron- en contactonderzoek.

Gina is teamleider van een aantal afdelingen bij de Covid-organisatie maar maakt ook de start van de uitbraak mee, als alleen de mensen die bij de Dienst Gezondheid & Jeugd werken nog kunnen worden ingezet voor. Kijk hier haar verhaal over die beginperiode.