Interview Debby: Organiseren in tijden van schaarste

Voor corona zagen de dagen er voor Debby redelijk overzichtelijk uit. Ze had voldoende tijd om zich te verdiepen in vraagstukken waarvoor ze verantwoordelijk was. Toen corona in Nederland op kwam, werd haar al snel duidelijk dat we met een serieuze crisis te maken hadden. Debby vertelt over de invloed van corona op haar werkzaamheden.

Heel snel, heel serieus
"Ik moest eigenlijk al vrij snel bijspringen. Teststraten werden opgericht en er moesten veel materialen en middelen besteld worden. Op korte termijn. Dit was met regelmaat een uitdaging in de beginfase van Covid. Er trad schaarste op door problemen met leveringen. Er moest veel over en weer gebeld worden met leveranciers. Het was mooi dat er veel begrip bij de leveranciers was en dat zij vaak met je meedachten naar een oplossing. De schaarste kwam doordat veel instellingen en ziekenhuizen beschermende middelen nodig hadden. Al snel werd duidelijk dat Covid niet zomaar een 'griepje' was en men niet kon inschatten hoe lang de pandemie zou duren. Om de vraag van de medewerkers uit te kunnen voeren ben ik een dag extra in de week gaan werken. Een tijd lang waren het behoorlijk intensieve werkdagen en de werkdruk lag soms best hoog. Sommige werkzaamheden van het reguliere werk kwamen op een lager pitje te staan en werden soms zelfs uitgesteld. "

Mijn grootste uitdaging was…
"Het zorgen dat er voldoende materialen en middelen beschikbaar waren en bleven voor de Covid-19 uitvoeringsorganisatie zodat zij het werk konden blijven uitvoeren met de juiste middelen. Daarnaast het zorgdragen dat afspraken met leveranciers ook daadwerkelijk werden vastgelegd in de vorm van contracten. Sommige volumes werden zo groot dat een nieuw contract met een leverancier nodig was. Hiervoor moesten een aantal aanbestedingen gedaan worden in een korte tijd. Er kwamen veel zaken langs waar je normaal niet vaak mee te maken krijgt. Door rustig te blijven, je focus te houden, flexibel te zijn maar nog belangrijker in mijn vak goede contacten te onderhouden met leveranciers, hebben we toch veel voor elkaar weten te krijgen. Ik ben een éénpitter en voelde een grote mate van verantwoordelijkheid. Omdat je in een bepaalde flow zat en het erg druk had was het soms lastig om werkzaamheden aan iemand anders over te dragen. Je wilt graag alles zelf doen om de controle te behouden."

Waardering voor mij inzet
"Ik heb concreet twee kantoorpanden opgezet voor de Covid-19uitvoeringsorganisatie en ik ben ondersteunend geweest aan een aantal inkooptrajecten. Daarnaast heb ik ook veel gedaan aan de adviserende kant voor de uitvoeringsorganisatie en aan facilitaire zaken. Zoals bijvoorbeeld het zorgen voor AED's, brandblussers, verbandmiddelen, inhuur schoonmaak, inkoop van producten voor de test- en vaccinatielocaties en de kantoorpanden.